Bir ortağın en çok bir ortağı temsil edebilmesi, imzalı vekâletnamenin teslimi ve sık yapılan hatalar.
Genel kurul kooperatifin en yetkili organıdır; aidat tarifesi, bütçe, yönetimin ibrası ve kura yöntemi gibi kararlar burada alınır. Her ortak toplantıya bizzat katılamaz. Vekâletname, katılamayan ortağın sesini salona taşır; ama yanlış düzenlenmiş bir vekâletname salonda geçersiz sayılabilir. Bu yazıda doğru vekâletin kurallarını derledik.
Kim vekil olabilir?
Kooperatiflerde vekil, kural olarak kooperatifin başka bir ortağıdır. Eşiniz ya da avukatınız ortak değilse sizi temsil edemez. Bu kural, kararların gerçekten ortaklar tarafından alınmasını güvenceye alır.
Bir ortak kaç kişiyi temsil edebilir?
Bir ortak, kendi oyunun yanında en çok bir ortağı temsil edebilir. Böylece birkaç kişinin vekâlet toplayarak genel kurulu yönlendirmesi engellenir. Portalda vekâlet verirken seçtiğiniz kişi zaten başka bir ortağı temsil ediyorsa sistem uyarı verir.
Vekâletnamede neler bulunmalı?
- Vekâlet verenin adı, soyadı ve üye numarası - Vekilin adı, soyadı ve üye numarası - Hangi genel kurul toplantısı için verildiği (tarih ve ikinci toplantı dahil) - Vekâlet verenin imzası ve tarih
Belgenin noter onaylı olması gerekip gerekmediği ana sözleşmeye bağlıdır. Temeldaş’ta imzalı vekâletname toplantıdan önce ofise teslim edilir ya da üye portalından elektronik olarak verilir; toplantı girişinde hazirun cetveline vekâleten imza atılır.
Sık yapılan hatalar
| Hata | Sonuç | Doğrusu | | Vekil ortak değil | Vekâlet geçersiz | Başka bir ortağı seçin | | Vekil zaten bir kişiyi temsil ediyor | İkinci vekâlet geçersiz | Başka bir vekil bulun | | Toplantı tarihi yazılmamış | Tartışmalı | İlk ve ikinci toplantıyı yazın | | Vekâlet veren salona da geldi | Vekâlet düşer | Oyunu kendisi kullanır | | Yönetim kurulu üyesi kendi ibrasında vekil | O maddede oy kullanılamaz | Başka bir vekil |
Vekâlet veren toplantıya gelirse
Vekâlet veren ortak salona gelirse vekâlet kendiliğinden düşer ve ortak oyunu kendisi kullanır. Hazirun cetvelinde vekil satırı “asaleten katıldı” olarak düzeltilir.
Nisap hesabında vekâlet
Toplantı nisabı, hazır bulunan ortak sayısıyla değil temsil edilen ortak sayısıyla hesaplanır. Yani asaleten katılanlar ile vekâleten temsil edilenler toplanır. Temeldaş’ta 240 ortak vardır; ilk toplantı için en az dörtte biri, yani 60 ortağın temsil edilmesi gerekir. İkinci toplantıda nisap aranmaz, ancak katılım yönetim ve denetim kurulu üye sayısının iki katından az olamaz.
Oylamada vekâlet
Vekil, temsil ettiği ortak adına ayrı oy kullanır. Ortak, vekâletnameye belirli maddelerde nasıl oy kullanılacağını yazabilir; bu durumda vekil bu talimata uymakla yükümlüdür. Talimat yoksa vekil kendi takdiriyle oy verir. Yönetim kurulu üyeleri kendi ibralarında ne kendi adlarına ne de vekâleten oy kullanabilir.
Toplantı günü girişte neler olur?
Salon girişinde ortak kimliğini gösterir ve hazirun cetvelini imzalar. Vekil olarak gelen ortak, kendi satırının yanında temsil ettiği ortağın satırını da “vekâleten” imzalar. Sekreter üye vekâletin önceden onaylanıp onaylanmadığını listeden kontrol eder. Onaylanmamış ya da kurallara aykırı bir vekâletname girişte kabul edilmez; bu nedenle vekâleti toplantıdan birkaç gün önce vermek, son dakikada sürpriz yaşamamak için en iyisidir. Hazirun cetveli kapandığında divan başkanı temsil edilen ortak sayısını ve nisabın sağlanıp sağlanmadığını açıklar.
Bakanlık temsilcisi
Kooperatif genel kurullarında ilgili bakanlıktan bir temsilci bulunması talep edilir. Temsilci toplantının usule uygun yapılıp yapılmadığını gözetir ve tutanağı imzalar. Vekâletnameler de bu denetimin parçasıdır: hazirun cetvelinin ve vekâletlerin düzgün tutulmamış olması, alınan kararların sonradan tartışılmasına yol açabilir. Bu yüzden vekâlet kurallarına uymak yalnız sizin oyunuzu değil, bütün kararların geçerliliğini korur.
Vekâlet ve elektronik oylama
Bazı kooperatifler genel kurulda elektronik oylama sistemleri kullanmaya başlamıştır. Bu sistemlerde de vekâlet kuralları aynen geçerlidir: vekilin ekranında kendi oyu ve temsil ettiği ortağın oyu ayrı ayrı görünür. Bu demodaki portal oylaması tanıtım amaçlıdır; gerçek genel kurulda oylama yöntemi ana sözleşme ve divan kurulu tarafından belirlenir. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın oy sonuçları tutanağa ve karar defterine aynı biçimde işlenir.
Vekâletin geri alınması
Vekâlet veren ortak, toplantıdan önce vekâletini geri alabilir ya da başka bir ortağa verebilir. Geri alma da yazılı ya da portal üzerinden yapılır ve sekreter üyenin listesine işlenir.
Vekil seçerken
Vekilinizi gündemi bilen ve toplantıya kesin katılacak birinden seçin. Gündemde aidat tarifesi, bütçe ve ibra gibi önemli maddeler varsa vekilinizle önceden konuşun ve görüşünüzü paylaşın. Komşu ortaklar arasında karşılıklı vekâletleşme sık görülür; ancak bir ortağın yalnız bir kişiyi temsil edebileceğini unutmayın. Vekiliniz son anda gelemezse vekâleti başka bir ortağa aktarma yetkisi yoktur.
Portalda vekâlet vermek
1. Üye portalında Genel kurul sekmesini açın. 2. Vekilin üye numarasını yazın; sistem ortaklığını ve başka vekâleti olup olmadığını kontrol eder. 3. Onay kutusunu işaretleyip vekâleti verin; sekreter üye onayladığında durum “onaylandı” olur. 4. Fikrinizi değiştirirseniz toplantıdan önce vekâleti geri alabilirsiniz.
Toplantının çağrısını, gündemini ve nisap kurallarını genel kurul sayfasında bulabilirsiniz. Geçmiş toplantıların kararları ise karar defterindedir.
